Careers –  Executive Assistant

Vietnamese Version

Tham Gia Cùng Đội Ngũ MEDIFOOD.IO: Trợ Lý Giám Đốc

Địa điểm: Bình Phước, Sài Gòn, Việt Nam
Vị trí: Trợ Lý Giám Đốc
Loại hình: Toàn thời gian

Giới Thiệu Về MEDIFOOD.IO:

MEDIFOOD.IO là công ty startup sáng tạo trong lĩnh vực sản xuất thức ăn nhẹ dinh dưỡng với sản phẩm chủ lực Thanh Dinh Dưỡng Cốm Gạo Medifood. Chúng tôi cam kết mang đến những sản phẩm ngon, dinh dưỡng và chất lượng cao từ 100% nguyên liệu tự nhiên. Chúng tôi tự hào về sự sáng tạo và không ngừng cải tiến sản phẩm, dịch vụ, nhằm cung cấp cho khách hàng những lựa chọn lành mạnh và ngon miệng. 

Mô Tả Công Việc:

Chúng tôi đang tìm kiếm một Trợ Lý Giám Đốc tận tâm và có tổ chức để gia nhập đội ngũ. Ứng viên lý tưởng sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ CEO với các công việc hành chính hàng ngày, quản lý lịch trình bao gồm việc sắp xếp các chuyến công tác, cuộc họp và đảm bảo nhắc nhở kịp thời các công việc kinh doanh và vận hành, cầu nối giữa các bộ phận, bao gồm cả nhà máy cũng như các đối tác quan trọng. 

Vị trí này đòi hỏi một người chủ động, quản lý thời gian xuất sắc, chú trọng đến chi tiết và có khả năng phán đoán, xử lý nhiều nhiệm vụ một cách hiệu quả.

Trách nhiệm

• Hỗ trợ CEO với các nhiệm vụ hành chính hàng ngày và hoàn thành các nhiệm vụ hành chính bao gồm sắp xếp, quản lý lịch hẹn, lịch trình, hoàn thành báo cáo chi phí, soạn thảo và chuẩn bị thư từ, hợp đồng.
• Sắp xếp kế hoạch công tác chi tiết, nghiên cứu và chuẩn bị tài liệu trước các cuộc họp, soạn thảo báo cáo và đề xuất.
• Ghi chép biên bản cuộc họp đầy đủ, nhanh chóng đến các bên liên quan. 
• Giao tiếp trực tiếp và thay mặt CEO với đội ngũ công ty, đối tác về các vấn đề liên quan theo yêu cầu.
• Hỗ trợ CEO trong các cam kết bên ngoài, xử lý công việc kinh doanh và vận hành. Trả lời các nội dung trong quyền hạn và phản hồi các yêu cầu từ các đối tác, nhân sự trong công ty..
• Tổ chức và duy trì các tập tin và hồ sơ, đảm bảo tính bảo mật.
• Hỗ trợ trong quản lý dự án và theo dõi các nhiệm vụ theo yêu cầu.
• Thực hiện các nhiệm vụ hành chính và thư ký khác khi cần.

Yêu Cầu:

• Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản lý hoặc các lĩnh vực liên quan.
• Có kinh nghiệm làm trợ lý điều hành hoặc các vị trí thư ký khác là một lợi thế.
• Thành thạo Google Workspace, căn bản về các phần mềm CRM, quản lý vận hành.
• Khả năng nghiên cứu và trình bày dữ liệu rõ ràng.
• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian xuất sắc.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề và giao tiếp mạnh mẽ.
• Kỹ năng giao tiếp và quan hệ cá nhân mạnh mẽ.
• Tính bảo mật, chuyên nghiệp và độ tin cậy cao.
• Khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm.
• Trưởng thành về mặt cảm xúc.
• Thành thạo tiếng Việt và tiếng Anh.

Tại Sao Nên Gia Nhập Chúng Tôi:

• Tham gia một công ty food-tech đang phát triển, nơi bạn được tôn trọng ý kiến và phát triển bản thân. 
• Mức lương và chế độ đãi ngộ cạnh tranh, quyền lợi căn bản theo quy định nhà nước, môi trường thúc đẩy phát triển khả năng của bạn và các đặc quyền bổ sung.
• Cơ hội phát triển chuyên môn và thăng tiến trong sự nghiệp.
• Tham gia vào công việc ý nghĩa và có ảnh hưởng tích cực.
• Hỗ trợ liên tục trong việc học tập và phát triển.

Cách Thức Ứng Tuyển:

Gửi CV của bạn ngay hôm nay tới [email protected] với tiêu đề “HR – Trợ Lý Giám Đốc – [Tên của bạn]” và cùng chúng tôi mang di sản phong phú của Việt Nam ra thế giới thông qua các món ăn vặt chính thống và độc đáo!

English Version

Join the MEDIFOOD.IO Team: Executive Assistant

Location: Binh Phuoc, Saigon, Vietnam  

Position: Executive Assistant  

Type: Full-time  

About MEDIFOOD.IO:

MEDIFOOD.IO is an innovative startup in the nutritious snack production industry, with our flagship product being Medifood Rice Puff Nutrition Bars. We are committed to delivering delicious, nutritious, and high-quality products made from 100% natural ingredients. We pride ourselves on creativity and continuous improvement of our products and services, providing healthy and tasty choices for our customers.

Job Description:

We are seeking a dedicated and organized Executive Assistant to join our team. The ideal candidate will play a crucial role in supporting the CEO with daily administrative tasks, managing schedules including arranging business trips and meetings, and ensuring timely reminders for business operations. You will act as a liaison between departments, including the factory and key partners.

This position requires a proactive individual with excellent time management skills, attention to detail, and the ability to handle multiple tasks efficiently.

Responsibilities:

– Assist the CEO with daily administrative tasks, including scheduling, managing appointments, and completing expense reports.

– Arrange detailed travel plans, research and prepare materials before meetings, and draft reports and proposals.

– Take comprehensive meeting minutes and distribute them promptly to relevant parties.

– Communicate directly and on behalf of the CEO with company staff and partners on related matters as needed.

– Support the CEO in external commitments, handle business and operational tasks, respond to partner and internal staff requests within your authority.

– Organize and maintain files and records, ensuring confidentiality.

– Assist in project management and track tasks as required.

– Perform other administrative and secretarial duties as needed.

Requirements:

– Bachelor’s degree in Business Administration, Management, or related fields.

– Experience as an executive assistant or in other secretarial positions is a plus.

– Proficient in Google Workspace, basic knowledge of CRM and operations management software.

– Ability to research and present data clearly.

– Excellent organizational and time management skills.

– Strong problem-solving and communication skills.

– Strong interpersonal skills.

– High level of confidentiality, professionalism, and reliability.

– Ability to work independently and as part of a team.

– Emotional maturity.

– Proficient in Vietnamese and English.

Why Join Us:

– Join a growing food-tech company where your opinions are valued and you can grow personally and professionally.

– Competitive salary and benefits, basic entitlements according to government regulations, an environment that promotes your abilities, and additional perks.

– Opportunities for professional development and career advancement.

– Engage in meaningful work with a positive impact.

– Continuous learning and development support.

How to Apply:

Submit your CV today to [email protected] with the subject line “HR – Executive Assistant – [Your Name]” and join us in bringing Vietnam’s rich heritage to the world through authentic and unique snacks!